#digidingens: Verloren im Datendschungel oder Ordnung beim digitalen Nachlass?

Autor*IN

Tim Ocker

Veröffentlicht:

4. November 2024

Kategorie

#digidingens

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#digidingens: Verloren im Datendschungel oder Ordnung beim digitalen Nachlass?

Im digitalen Zeitalter stellen sich neue Fragen: Was passiert eigentlich mit unseren Daten, Konten und Dokumenten, wenn wir irgendwann nicht mehr da sind? Und was passiert in einem Unternehmen, wenn ein Teammitglied kündigt oder in Rente geht? Was passiert mit Zugängen und vor allem mit dem Wissen der Person?

Ob privat oder beruflich – der digitale Nachlass sollte kein Nachgedanke sein, sondern schon jetzt bedacht werden! Also Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen, wie wir Ordnung in den digitalen Nachlass bringen – und zwar so, dass alle davon profitieren.

Digitaler Nachlass nach dem Ableben: Der letzte Login

Nach dem Tod eines Menschen stehen die Angehörigen vor vielen Herausforderungen. Natürlich ist da der Umgang mit dem Verlust eine große Herausforderung. Aber darüber hinaus muss auch viel Organisatorisches geklärt werden. So auch die Frage, was mit der digitalen Existenz einer Person geschehen soll: Passwörter, Cloud-Daten, Social-Media-Accounts – was passiert mit all den Daten, Erinnerungen und Zugängen? Hier ein paar Dinge, die hilfreich sein können:

Passwortmanager nutzen: Viele von uns haben unzählige Accounts und Passwörter. Ein Passwortmanager macht Euch nicht nur im Hier und Jetzt das Leben leichter. Es kann Euch und Anderen auch in Notfällen eine große Stütze sein, indem Ihr mit einem Master-Passwort autorisierte Personen Zugang zu Euren Passwörtern gewährt. Somit können sich Eure engsten Freund:innen und Angehörige, um alles Wichtige kümmern.
Notfallkontakte festlegen: Einige Plattformen wie z.B. Facebook bieten die
Möglichkeit, eine Vertrauensperson als „digitale Nachlassverwaltung“
einzutragen. Diese Person hat dann die Befugnis, das Profil zu verwalten
oder es „einzufrieren“ und in einen Erinnerungszustand zu versetzen.
Datenordner für den Ernstfall: Ein Ordner (digital oder analog) mit den wichtigsten Informationen und Hinweisen, was mit den Daten geschehen soll, kann den Ablauf für die Hinterbliebenen deutlich erleichtern und hilft den Überblick zu behalten.

Mehr als Daten sichern: Lebensgeschichten für die Ewigkeit

Aber was passiert eigentlich mit den Erinnerungen, der Erfahrungen eines Menschen? Wie können wir diese auch digital für folgende Generationen lebendig halten? Wie der digitale Nachlass für Wissen und Erinnerungen funktioniert und warum das so wichtig ist, erklärt Audiograf und Podcaster Ingo Stoll im Innoflash. Jetzt auf Youtube schauen oder als Podcast unterwegs hören.

Digitaler Nachlass im Unternehmen: Wissen für die Nachfolge sichern

Auch im beruflichen Umfeld wird der digitale Nachlass immer bedeutender. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, hinterlassen sie oft einen Berg an Daten, Tools und – fast noch wichtiger – Wissen. Damit die Nachfolge reibungslos funktioniert, ist es entscheidend, den digitalen Nachlass von Anfang an strukturiert zu verwalten.

Während der Arbeit für Klarheit sorgen

Schon jetzt, also schon während Eurer Arbeitszeit könnt Ihr dafür sorgen, dass Euer Wissen gesichert wird und alle relevanten Daten erhalten bleiben:

Transparente Dokumentation: Regelmäßig gepflegte Dokumentationen sorgen dafür, dass auch „Spezialwissen“ nicht nur im Kopf bleibt. Dabei geht es nicht um endlose Excel-Tabellen, sondern um klare Strukturen, in denen Aufgaben, Prozesse und Zugänge übersichtlich festgehalten werden.
Wissenstransfer ermöglichen: Ein Mentorensystem oder regelmäßige Teamupdates bieten die Möglichkeit, Wissen im Team zu verteilen. So wird implizites Wissen, also das Know-how, das oft unbewusst und nicht in Dokumenten festgehalten ist, nach und nach sichtbar und übertragbar.
Übergabe-Dashboard erstellen: Ein Dashboard oder eine Übersicht, in dem die wichtigsten Projekte, Aufgaben und Verantwortlichkeiten einer Person zusammengefasst werden, kann für eine effiziente Übergabe Gold wert sein. Auf einen Blick (oder Klick) sind alle für die Nachfolge relevanten Informationen verfügbar.

Der finale Check: Was bei der Übergabe zählt

Klare Zugriffsverwaltung: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Zugänge und Passwörter an eine Vertrauensperson übergeben werden – natürlich in Absprache mit der IT-Abteilung.
Prozesshandbuch für Nachfolger: Ein Prozesshandbuch mit typischen Arbeitsabläufen und Ansprechpersonen ist ideal für neue Mitarbeitende. So können sie sich schnell einarbeiten und haben eine Basis, auf der sie aufbauen können.
Offboarding-Gespräch: Eine Abschlussrunde, in der ausscheidende Mitarbeitende ihre bisherigen Aufgaben, Kontakte und „Kniffe“ teilen, rundet den digitalen Nachlass ab und sorgt dafür, dass möglichst wenig Wissen verloren geht.

Digitaler Nachlass: Ein Gewinn für alle

Ob im Privatleben oder am Arbeitsplatz – wer sich frühzeitig um seinen digitalen Nachlass kümmert, hinterlässt Klarheit und Entlastung für andere. Das gilt für Angehörige ebenso wie für das nächste Teammitglied, das in große Fußstapfen tritt.